Key learnings
- Sales hands over. On signing, sales creates an empty live account, adds the admins and sends the onboarding portal (Valuecase). The demo account stays separate.
- Onboarding lives outside the product. Valuecase holds explanations, videos and the employee import template, tailored to the plan. Bas Jelle manages it himself, without developers.
- A person sits in the middle. The customer uploads the template in Valuecase; Bas Jelle always checks and corrects it and imports it into Buddee. Only then can the customer book the implementation meeting (import, roles and permissions, workflows).
- Payroll is a parallel track. A payroll specialist rebuilds the payroll in Nmbrs, followed by a meeting on CAO questions and checks. The customer ends up with two contacts.
- Hurdles, in order: employee data, leave balances (import available since last week), then roles, permissions and workflows. After that most customers go live; other features and documents come later.
- Effort: about 4 hours per customer for HR and about the same for payroll, "at least, on average".
- Customer lead time: one week to six weeks. Customers coming from one system export a lot; others fill everything by hand, some a full month full-time.
- Why customers choose Buddee: HR and payroll under one roof; HR-only customers for clarity and ease of use.
- His one wish: fewer choices and more explanation in the system, so the customer can do more themselves.
Transcript
Sander: Oké, top. Top. Nou ja, dus de case die ik heb, die gaat helemaal over jullie onboarding. En ik snap dat jij daar de expert bent aan jullie kant.
Bas Jelle: Ja, ja. Vergeet de naam.
Sander: Ja, precies. Dus ik had gisteren even… ik had even een account aangemaakt en ik had al een beetje rondgekeken en zo, dus ik was benieuwd naar vooral wat algemene dingen. Ik hoef niet precies, zeg maar, elke stap, maar om een beetje een gevoel te krijgen hoe dit proces bij jullie gaat nu, en hoe… ja, waar ook, zeg maar, de knelpunten vooral zitten en waar jullie naar kijken. Dus eigenlijk de eerste was… was mijn eerste vraag was: hoe gaat het in… ja, eigenlijk in de meest algemene zin… in het werk wanneer er een nieuwe klant bij jullie gaat onboarden? Zijn jullie daar altijd bij betrokken? En wat zijn dan… als iemand gaat onboarden… wat zijn soort van de grootste stappen, de grootste hurdles voor een klant om te starten? Dus ja, het is juist even bewust… mijn eerste vraag is juist bewust even heel algemeen. Gaan ze vooral… is het vooral de data die moet worden overgezet? Is het de uitleg van waar staat wat? Hoe gaat dat ongeveer in z'n werk?
Bas Jelle: Ja, nee, goede vraag. In de basis is het zo dat wij er altijd bij betrokken zijn. Vooral ook… het begint natuurlijk vanuit sales. Elke persoon die een demo-account aanmaakt, die wordt wel gebeld en daar is contact mee. Vervolgens wordt er een account aangemaakt, dan krijgen ze toegang toe vanuit het sales team. En ook vanuit het sales team, als ze hebben getekend, krijgen ze toegang tot ons onboardingportaal. Daar gebruiken we een externe tool voor, Value Case. En in Value Case staat eigenlijk uitleg en filmpjes over alle stukken van de onboarding en over alle features van Buddee. En daarin kunnen ze… krijgen ze uitleg en moeten ze in principe zelf een importsjabloon downloaden en vullen. En als ze al een HR-systeem hebben of vanuit de salarisadministratie, kunnen ze dat, ja, dat sjabloon vullen en dan vervolgens uploaden in ook Value Case. Dat gebeurt dus niet direct in Buddee, maar ik zit daar altijd nog tussen, omdat er altijd nog wel iets gecontroleerd of gecorrigeerd moet worden in het sjabloon. Dan vervolgens wordt die geüpload in Buddee door mij, en kunnen zij pas vanaf dat punt in die Value Case een meeting met mij inplannen. En in die meeting gaan we eigenlijk dan door de… eigenlijk door wat er is geïmporteerd, waar ze nog even naar moeten kijken, en de eerste stukjes rollen en rechten en werkstromen. Want daar komen toch vaak meer vragen over. En ook al wordt het uitgelegd in de Value Case, vinden we het toch wel fijn om wat meer bij de hand genomen te worden.
Sander: Ja, ja. Want Value Case is dan echt de software die… waar zijn soort van stappen in, zeg maar, van: je moet dit en dit en dit doen, en dat is nadat ze geonboard zijn, is dat eigenlijk klaar?
Bas Jelle: Ja, dus dat is… het is een tool die we hebben ingericht, inderdaad, aan de hand van ook het abonnement in Buddee. En afhankelijk van het abonnement zien ze wel of niet alle features. En vaak houden klanten nog wel een soort van bij de hand na de onboarding ook, om nog wel eens op terug te vallen. Maar het is in de basis echt alleen een soort van space waar ze in komen voor die onboarding.
Sander: Ja. En dat zit dus niet in jullie product zelf? Dat is… zeg maar, ze krijgen een aparte login of URL of iets waar ze dan heen gaan, en jullie hebben dan daar een aantal templates, afhankelijk van nemen ze salarisadministratie wel of niet af, gok ik, en misschien nog wat andere keuzes, dat ze een set aan taken daar krijgen. Is dat hoe ik dat ongeveer voor me zie?
Bas Jelle: Ja. Alleen salarisadministratie is eigenlijk wel echt een los proces. Daar is ook een andere… eigenlijk onboardingspecialist bij betrokken, omdat eigenlijk dat vooral ook draait om het inrichten van Nmbrs, omdat we daar natuurlijk een overzicht ook op maken. Dus daar heb je eigenlijk… je hebt als iemand de combinatie afneemt, heb je eigenlijk twee parallelle onboardings. Dus je hebt mijn stuk van Buddee en het inrichten daarvan, en dan vervolgens het stuk gegevens aanleveren voor de salarisadministrateurs, want die moeten eerst de payroll gaan nabouwen in Nmbrs. En als dat is gebeurd, dan gaan zij een meeting in met de klant om dat stuk verder uit te leggen, dingen uit te vragen, want er zijn toch altijd CAO-specifieke dingen die misschien moeten worden geweten, of gegevens die degene waarmee wij zitten niet helemaal zeker weet, dus we nog extra moeten checken. En vanaf dat punt heeft de klant eigenlijk twee contactpersonen: eentje voor salaris en eentje voor Buddee, zeg maar.
Sander: Ah, oké. En zit de klant dan zelf ook nog in Nmbrs in een bepaalde manier, of dat gaat allemaal… jullie zijn, zeg maar, wel de volledige… nemen dat volledig uit handen?
Bas Jelle: Ja, in een ideale wereld zou een klant niet weten dat wij Nmbrs hebben. Maar in de realiteit moeten ze in ieder geval de power users, zeg maar, dus de echte beheerders van Buddee, die de payroll draaien, die moeten altijd toegang hebben tot Nmbrs. En die krijgen daar een afgebakende versie van. Om de SEPA-bestanden voor de betalingen bijvoorbeeld uit te halen, of de verzamel loon staat af te dwingen. Maar een gewone medewerker komt nooit in Nmbrs.
Sander: Nee, nee. Oké. En die sjabloon wat je aangaf aan het begin, dat is dan wel gewoon bij het HR-stukje onboarden, dat is een… dat is vooral om dan het personeelsbestand in te laden?
Bas Jelle: Ja, ja.
Sander: Oké. Dat is het. Oké. En dan verder andere… ik weet niet wat voor andere bedrijfsgegevens er zijn, maar dat zijn meer gewoon instellingen en kleinere stukjes data, dat gaat niet via een import of zo?
Bas Jelle: Ja, we kunnen steeds meer importeren. Sinds vorige week kunnen we ook verlofbalans importeren, en dat is eigenlijk altijd naast de persoonsgegevens de grootste. Omdat over het algemeen mensen natuurlijk maar klagen over twee dingen: als gewone medewerker je salaris en je verlofbalans. En verlof is eigenlijk altijd nog een groot punt binnen een onboarding, want dat moet natuurlijk gewoon goed staan.
Sander: Ja. En is dat dan ook, zeg maar, het mensen… het zorgen dat een nieuwe klant die dat sjabloon correct, zeg maar, invult met al hun personeel en dan uploadt, en dan daarna dan dus de verlof erin krijgen, of dan wel via deze nieuwe import of op een handmatigere manier dan, denk ik. Zijn dat eigenlijk de twee grootste hurdles voor iemand om door te gaan? Om live te kunnen? Of live te kunnen invoeren?
Bas Jelle: Ja, dan is daarna… dan is het iets kleiner dan dat zijn de rollen, de rechten en de werkstromen. Dus wie mag wat zien en doen, en wie krijgt waar van een melding. Want dat zijn twee losse opties in Buddee die wel een beetje parallel met elkaar lopen. En dat moet natuurlijk gewoon goed staan voordat je mensen kan uitnodigen. Maar in de basis, als dat allemaal is, dan zien we dat de meeste mensen wel live kunnen. En dat de rest van de functionaliteit in Buddee eigenlijk daarna pas wordt ingericht.
Sander: Oké. En dan ook vaak… dus de salarisadministratie volgt ook vaak dan daarna nog, of dat loopt misschien een beetje parallel, maar dat is dus een best apart traject.
Bas Jelle: Ja, een beetje parallel.
Sander: En hoeveel uur… als we het puur hebben over het HRM-stukje… hoeveel uur spenderen… hoeveel uur zijn jullie daar ongeveer mee bezig, zeg maar?
Bas Jelle: Ik zou zeggen dat ik gemiddeld vier uur per klant ongeveer mee bezig ben. En ik zou zeggen dat payroll daar ook ongeveer zo lang mee bezig is. Ja, minimaal gemiddeld, zeg maar.
Sander: Heb je enig idee hoe lang de klant aan hun kant daarmee bezig is ook nog? Want zij moeten dus zorgen dat ze die file eruit krijgen en zo, of dat ze die sjabloon vinden.
Bas Jelle: Ik denk dat het tussen de… tussen een week en anderhalve maand, zeg maar.
Sander: Maar dat is dan meer de doorlooptijd, zeg maar. Ze zijn natuurlijk niet non-stop, ze zijn niet…
Bas Jelle: Nee, maar ja, het verschilt een beetje. Kijk, als zij uit een bestaand systeem komen, dan kunnen ze vaak wel redelijk wat exporteren en moeten ze nog veel handmatig toevoegen, maar dat is het dan. Maar we hebben ook best wel wat klanten die niet uit één bestaand systeem komen. Dus die moeten of handmatig die Excel bijvoorbeeld helemaal gaan vullen, en dan handmatig daarna ook weer de verlof en zo doen. En ook documenten bijvoorbeeld is niet iets wat ik altijd benoem als een verplicht iets, maar wel iets wat ze toch vaak wel al vrij snel erin willen hebben. En dan moeten ze dus handmatig al die documenten gaan uploaden. Dus daar zit echt nog wel… inderdaad niet een anderhalve maand fulltime, maar we hebben echt wel klanten gehad die daar een maand fulltime mee bezig zijn geweest.
Sander: Ja, ja. Oké. Ja, dat is wel inderdaad een kluif. Oké. Hé, en als jij… want je hebt denk ik heel veel van deze flows meegemaakt… wat als je nu iets aan de onboarding… als jij zou zeggen van: ja, alles is mogelijk, of tenminste, alles zou mogelijk zijn… wat zou je dan morgen het liefst hebben veranderd aan de onboarding? In de breedste zin van het woord, niet per se de softwarekant, maar gewoon in de breedste zin. Wat zou jij nou zeggen van: dit is als… dit zouden we echt moeten verbeteren?
Bas Jelle: Ik denk minder keuzes en meer uitleg in het systeem. Dus dat de klant meer zelf kan.
Sander: Ja. En dan minder keuzes bedoel je… want ik had dus… ik had nu een account aangemaakt en ik heb dan inderdaad… er zijn heel veel opties, heel veel features, sommige zitten best diep en sommige… dat je zegt van: je moet eigenlijk zorgen dat mensen meer gefunneld worden naar waar ze zouden moeten zijn, in plaats van dat je ze blootstelt aan alles.
Bas Jelle: Precies, ja.
Sander: Oké. Wat ik me nog afvroeg is hoe het traject loopt met sales en dan deze account, zeg maar, aanmaken. Is het zo dat de meeste klanten bij jullie gewoon een account krijgen nadat ze door sales eigenlijk een demo en zo hebben gehad en ze zijn eigenlijk verkocht en ze gaan beginnen met de onboarding? Of is het zo, wat ik nu had gedaan, ik had gewoon een gratis account en volgens mij krijg ik dan een 14-daagse trial en dan ga ik een beetje rondklikken? Is dat waar veel klanten starten? Of is het zo dat eigenlijk iedereen die een account heeft, die… ja, die is al… die is al verkocht?
Bas Jelle: Nee, dus we hebben best wel wat mensen die een demo aanmaken of inderdaad vanuit sales komen, maar op het moment dat ze klant worden, krijgen ze een nieuw account van sales wat leeg is. En vanuit daar wordt dat hun live omgeving, zeg maar. Dus ze hebben een demo-account om een beetje in te spelen en dan krijgen ze een nieuw live account van sales. En sales voegt die mensen daaraan toe, de beheerders, zeg maar, en stuurt ze ook dat onboardingportaal door, Value Case.
Sander: Ja, ja. Oké. En dan… en dat is een meer algemeen ding… wat is nu… want jij hebt nou natuurlijk heel wat klanten gesproken die zijn gewisseld… wat is nou voor klanten nu de voornaamste reden dat ze kiezen voor Buddee ten opzichte van wat voor oplossing ze dan nu hebben? Wat is nou het ding waarvan je zegt: dit is wat constant bij mensen naar voren komt, of wat bij de meeste klanten een belangrijk punt is waarom ze hebben gezegd van: we gaan van wat we nu gebruiken, of dat nou een handmatiger iets is of andere software, we gaan Buddee gebruiken?
Bas Jelle: Als ze de payroll ook bij ons onderbrengen, is het echt het gemak van HR en salaris, onder één dak. En als ze voor HR alleen gaan, dan is het toch vaak de soort van overzichtelijkheid en het, ja, vanuit de demo ogenschijnlijk gebruiksgemak, zeg maar, van Buddee.
Sander: Oké. Oké. Nou, ik heb nu een stuk beter beeld van hoe het werkt. Ja. Oké. Hé, en wijzigingen in die Value Case, die kan jij… zeg maar in die templates, die kan jij en jouw collega's… kunnen dat gewoon doen? Dat is niet iets wat weer via een andere partij moet of via developers of zo?
Bas Jelle: Nee, dat beheer ik.
Sander: Ah, oké, dat beheer jij. En wijzig je dat vaak?
Bas Jelle: Nou, niet mega vaak. Maar in principe als er… of een grote nieuwe feature in het systeem staat, dan kan ik daar wat aan wijzigen. Of als we… ik heb hem één keer gewijzigd omdat ik gewoon de flow van de onboarding wilde veranderen. Dus toen heb ik hem op de schop gegooid. En nu ook met die… de importmogelijkheid van verlof, gaat daar ook wel weer een wijziging in komen, omdat ik dat gewoon meer bij de klant wil neerleggen dan dat ze dat nu allemaal handmatig moeten doen.